Co znajduje się w aktach księgi wieczystej?
Składając wniosek o wpis lub wykreślenie w księdze wieczystej, należy co do zasady załączyć dokumenty stanowiące podstawę wpisu lub wykreślenia. Zdarza się jednak, że dokument (decyzja, postanowienie sądu czy akt notarialny) stanowiący podstawę wpisu znajduje się już w aktach księgi wieczystej, w której chcemy dokonać zmiany.
Akta księgi wieczystej - przykład
Przykładem może być przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności zgodnie z ustawą z 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. Właściwy organ urzędu miasta (wójt, burmistrz lub prezydent) przesyła odpis decyzji o przekształceniu do sądu wieczystoksięgowego w celu dokonania wpisu ostrzegającego o zmianie właściciela.
Na podstawie takiej decyzji opatrzonej klauzulą ostateczności sąd dokonuje w dziale III właściwej księgi wieczystej wpisu ostrzeżenia: „o niezgodności treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym dotyczącym przekształcenia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości oznaczonej jako działka …. w prawo własności na rzecz niżej wymienionych". Wymienione osoby to nowi właściciele, którzy jeszcze nie ujawnili swoich praw właścicielskich w księdze wieczystej, ale formalnie nie są już użytkownikami wieczystymi, lecz właścicielami.
Kolejnym krokiem właściciela jest ujawnienie swoich praw do nieruchomości w dziale II oraz złożenie wniosku o wykreślenie ostrzeżenia z działu III. Tu pojawia się istotna kwestia: czy właściciel-wnioskodawca musi załączyć do wniosku odpis ostatecznej decyzji przekształcającej prawo użytkowania wieczystego w prawo własności? Otóż nie — wystarczy, że we wniosku powoła się na decyzję, która już znajduje się w aktach księgi wieczystej, w której wnosi o wpis swoich praw.
Jak uzyskać dostęp do akt księgi wieczystej?
A co jeśli decyzja znajduje się przy innej księdze wieczystej, np. sąsiada? Może się tak zdarzyć w przypadku, gdy urząd wydał jedną decyzję obejmującą działkę zabudowaną budynkiem wielorodzinnym. Decyzja dotyczy wprawdzie gruntu, ale wpływa także na prawa ujawnione w księgach lokalowych. W każdej księdze wyodrębnionego lokalu, w dziale I-Sp (spis praw), znajduje się informacja, że z prawem własności lokalu związany jest udział w prawie własności lub użytkowania wieczystego gruntu, na którym stoi budynek i części wspólne. Rozwiązanie problemu jest takie samo jak wyżej — należy powołać się na decyzję znajdującą się przy konkretnej księdze wieczystej.
Postanowienie Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 9 marca 2005 r. sygn. akt: III CK 233/04.
Reguła dołączania do wniosku dokumentu stanowiącego podstawę wpisu nie wyklucza możliwości posłużenia się nim po złożeniu do akt. Ponieważ celem kategorycznego nakazu dołączania dokumentów do wniosku jest zapewnienie sprawności działania sądu prowadzącego księgi wieczyste i zapewnienie ich przejrzystości, wskazanie jako podstawy wpisu dokumentu znajdującego się już w aktach tej samej księgi nie narusza przepisów. Można powiedzieć, że ponowne składanie tego samego dokumentu do akt przy kolejnym wpisie byłoby wyrazem czczego formalizmu.
W przypadku, gdy powołujemy się na dokument znajdujący się w innej księdze wieczystej niż ta, w której chcemy dokonać wpisu lub wykreślenia:
§ 5 ust. 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz.U. z 2001 r. Nr 102, poz. 1122 ze zm.) stanowi, że jeżeli przedmiotem wniosku są wpisy w dwóch lub więcej księgach wieczystych, wniosek wraz z dokumentami załącza się do akt jednej z tych ksiąg.
Z powyższego przepisu i orzeczenia wynika, że nie jest istotne, przy której księdze wieczystej (w jakich aktach) znajduje się dany dokument – ważne, aby został złożony w sądzie wieczystoksięgowym.
Dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze wieczystej
Sąd wieczystoksięgowy to przykład sądu rejestrowego, który odnotowuje zmiany w treści ksiąg wieczystych na podstawie określonych dokumentów. Do najczęściej wykorzystywanych dokumentów należą:
- akty notarialne (np. umowa sprzedaży, darowizny, dożywocia) - stanowią podstawę wpisów zmiany właściciela, ujawnienia hipoteki zabezpieczającej kredyt czy wpisów obciążeń, takich jak służebność mieszkania.
- akt poświadczenia dziedziczenia - na jego podstawie zmienia się dział II księgi wieczystej i ujawnia spadkobierców w miejsce zmarłego właściciela;
- wyroki i nakazy zapłaty (opatrzone klauzulą wykonalności) zasądzające należności pieniężne - wierzyciel może je wykorzystać do wpisu hipoteki przymusowej na nieruchomości dłużnika;
- wypisy i wyrysy z ewidencji gruntów - służą do zmian w dziale I-O;
- akty własności ziemi - wykorzystywane głównie do założenia księgi wieczystej dla nieruchomości, dla której nie była dotychczas prowadzona księga lub istniała księga wieczysta dawna (tzw. lwh - dotyczy ziem dawnego zaboru galicyjskiego);
- elektroniczny nakaz zapłaty wydany przez e-sąd w Lublinie - podobnie jak wyroki i nakazy zapłaty służy do wpisu hipoteki przymusowej w dziale IV nieruchomości dłużnika;
- postanowienia sądów powszechnych - głównie orzeczenia wydane w sprawach o sygn. akt "Ns", czyli postanowienia działowe, znoszące współwłasność lub stwierdzające zasiedzenie nieruchomości.
Wszystkie dokumenty składane do sądu wieczystoksięgowego muszą być oryginałami otrzymanymi z sądu lub od notariusza (kserokopie nie są akceptowane). Wyroki, postanowienia sądów i nakazy zapłaty są wydawane stronom w odpisach, które muszą być opatrzone adnotacją pracownika sądu i okrągłą pieczęcią. W przypadku aktów notarialnych strona otrzymuje wypis aktu notarialnego — oryginał pozostaje w archiwum notariusza, a po 10 latach repertoria notarialne przekazywane są do sądów wieczystoksięgowych.
