Przepisy dotyczące ksiąg wieczystych nie regulują precyzyjnie wszystkich aspektów ich prowadzenia. Ten brak jednoznacznych regulacji prowadzi do różnych praktyk w sądach wieczystoksięgowych. Dobrym przykładem jest kwestia zmiany przeznaczenia lokalu — szczególnie ujawnienie zmiany statusu z lokalu użytkowego na mieszkalny w księdze wieczystej. Mimo że sądy nie mają w tej sprawie jednolitej praktyki, uważam, że problem ten jest jedynie pozorny.
Wszelkie zmiany w księgach wieczystych następują na podstawie dokumentów, choć nie zawsze są one precyzyjnie wskazane. Należy pamiętać, że sąd wieczystoksięgowy jest sądem rejestrowym, a nie sądem rozstrzygającym spory czy przeprowadzającym postępowanie dowodowe.
Jeśli z przedłożonych dokumentów nie wynika jednoznacznie to, co chcemy w księdze wieczystej ujawnić, wpis nie zostanie dokonany. Dokumenty muszą być bezsporne i kompletne — nie ma tu miejsca na żadne domniemania.
Dane dotyczące lokalu znajdują się w dziale I-O księgi wieczystej. Zgodnie z art. 26 ustawy o księgach wieczystych i hipotece podstawą oznaczenia nieruchomości (lokalowej) w księdze wieczystej są dane katastru nieruchomości. Warto wyjaśnić, że pojęcia katastru nieruchomości oraz ewidencji gruntów i budynków są tożsame i używane zamiennie do czasu wprowadzenia w Polsce właściwego katastru. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów w § 29 precyzuje, że lokal będący przedmiotem odrębnej własności oznacza się na podstawie aktu notarialnego lub orzeczenia sądu a także wypisu z rejestru gruntów, wypisu z rejestru lokali lub wypisu z kartoteki lokali, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Aby ujawnić lokal mieszkalny w miejsce użytkowego, należy przedstawić wypis z rejestru lokali lub wypis z kartoteki lokali. Dokumenty te muszą być opatrzone odpowiednią pieczęcią (klauzulą) potwierdzającą, że stanowią podstawę wpisu w księdze wieczystej. Wypis z rejestru lokali można uzyskać w Wydziale Geodezji, pod warunkiem że zmiany zostały wcześniej wprowadzone do ewidencji gruntów i budynków.
Pomocne jest również, gdy w komentarzu wypisu z rejestru lokali zaznaczony zostanie poprzedni numer porządkowy lokalu — na przykład, gdy dawny lokal użytkowy miał numer 2U, a obecnie ma 13.
Czy to wszystko? Nie. Niezbędny jest także rzut lokalu — sporządzony przez architekta i zatwierdzony przez właściwy wydział architektury w gminie. Rzut zawiera zazwyczaj tabelaryczne zestawienie powierzchni wszystkich pomieszczeń, ich przeznaczenie oraz łączną powierzchnię lokalu.
Rzut lokalu jest kluczowym dokumentem potrzebnym do uzyskania zaświadczenia o samodzielności lokalu, które również wydaje właściwy wydział architektury w gminie.
To właśnie kwestia rzutu lokalu i zaświadczenia o samodzielności przysparza najwięcej problemów. Co ciekawe, obowiązek dołączenia rzutu lokalu nie wynika wprost z przepisów o prowadzeniu ksiąg wieczystych. Dopiero ustawa o własności lokali w art. 2 ust. 5 stanowi: lokale wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi zaznacza się na rzucie odpowiedniej kondygnacji budynku, a w razie położenia pomieszczeń przynależnych poza budynkiem mieszkalnym – także na wyrysie z operatu ewidencyjnego; dokumenty te stanowią załącznik do aktu ustanawiającego odrębną własność lokalu.
Należy tu dodać kolejne wyjaśnienie. W księgach wieczystych występują tylko dwie kategorie lokali („mieszkalne" lub „o innym przeznaczeniu"). Z powyższego przepisu wynika, że rzut lokalu powinien być już dołączony do aktu notarialnego w momencie wyodrębnienia lokalu.
Zazwyczaj tak jest, jednak w przypadku przekształcenia lokalu użytkowego sytuacja wygląda inaczej. Pierwotny lokal użytkowy mógł mieć zupełnie inny układ pomieszczeń lub składać się tylko z jednej izby.
Po przekształceniu na lokal mieszkalny lokal składa się np. z dwów pokoi, kuchni, przedpokoju i łazienki. Dlatego aktualny rzut lokalu jest niezbędny – dokumentuje on nowy rozkład pomieszczeń oraz potencjalne zmiany w powierzchni po przebudowie.
Dokładność ksiąg wieczystych oraz zwolnienie potencjalnego nabywcy z konieczności przeprowadzania własnej inwentaryzacji lokalu wymaga, by rzut był zgodny ze stanem faktycznym.
I jeszcze jedna uwaga praktyczna. Często zdarza się, że rzut lokalu nie znajduje się w aktach księgi wieczystej założonej dla lokalu, lecz jedynie w księdze prowadzonej dla całego budynku, w którym ten lokal się znajduje.
Wynika to z oszczędności — zamiast załączać osobne rzuty dla wszystkich lokali, przedkłada się w sądzie jedną zbiorczą inwentaryzację całego budynku, na której zaznaczone są wszystkie lokale na poszczególnych kondygnacjach.
Jak zmienić przeznaczenie lokalu w księdze wieczystej - podsumowanie:
- Sąd wieczystoksięgowy działa jako sąd rejestrowy i wymaga jednoznacznych, kompletnych dokumentów
- Podstawowe wymagane dokumenty:
- Wypis z rejestru lokali lub kartoteki lokali z odpowiednią pieczęcią.
- Rzut lokalu sporządzony przez architekta i zatwierdzony przez wydział architektury.
- Zaświadczenie o samodzielności lokalu z wydziału architektury.
- Dane o lokalu znajdują się w dziale I-O księgi wieczystej.
- W księgach wieczystych występują tylko dwie kategorie lokali: mieszkalne lub o innym przeznaczeniu.
- Rzut lokalu musi być zgodny ze stanem faktycznym i dokumentować aktualny układ pomieszczeń.
- Czasami rzut lokalu może znajdować się w księdze wieczystej całego budynku, a nie pojedynczego lokalu.
