Wynajmujący, chcąc zabezpieczyć się przed kosztami usuwania ewentualnych szkód wyrządzonych przez najemcę w lokalu lub przed zaległościami w czynszu, zwyczajowo pobierają kaucję przy podpisaniu umowy najmu.
Ile zwykle wynosi kaucja za najem mieszkania w Polsce?
W przypadku mieszkań wysokość kaucji zazwyczaj równa się jednomiesięcznemu czynszowi. Sytuacja wygląda inaczej przy najmie komercyjnym, gdzie kaucje są wyższe lub stosuje się alternatywne formy zabezpieczeń.
Maksymalna ustawowa wysokość kaucji - ile wynosi i jakie przepisy ją regulują?
Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz o zmianie Kodeksu cywilnego zezwala na pobranie kaucji w wysokości do 12-krotności miesięcznego czynszu.
W praktyce jednak rzadko pobiera się kaucję wyższą niż jednomiesięczny czynsz — nawet w przypadku nowych lokali kupionych od dewelopera.
Rozważmy teraz na poniższych przykładach jak w praktyce sprawdza się „zabezpieczająca” funkcja kaucji.
Zakładając, że średni czynsz za wynajem lokali w Krakowie wynosi od 1500 zł do 5000 zł, kaucja zazwyczaj odpowiada tej samej kwocie.
Czy zatem kaucja w wysokości 1500–5000 zł skutecznie zabezpiecza interesy wynajmującego?
Kaucja powinna chronić przed ewentualnymi zniszczeniami w lokalu. Porównajmy więc kwotę jednomiesięcznej kaucji z kosztami najczęściej przeprowadzanego remontu w wynajmowanym lokalu — odmalowania ścian.
Koszt malowania dużego mieszkania przez profesjonalną ekipę (która wystawi fakturę i udzieli gwarancji na wykonane prace) wynosi od 8000 do 25 000 zł, zależnie od metrażu. Kwota kaucji nie pokryje nawet samych kosztów robocizny, nie mówiąc już o materiałach takich jak farby, folie, grunt, szpachla, gips czy dekory.
Należy zaznaczyć, że podane kwoty mogą różnić się od indywidualnych doświadczeń. Owszem, ktoś może powiedzieć: „zrobiłem remont za milion złotych". Są osoby, dla których sky is the limit, jednak przytaczam te kwoty głównie po to, by zobrazować proporcje między kosztami a wysokością kaucji.
Przeanalizujmy koszty związane ze zniszczeniem wyposażenia. Załóżmy, że mamy małe mieszkanie z kaucją 1500–3000 zł. Najemca zaniedbał sprzęt AGD albo — co gorsza — sprzedał pralkę, lodówkę i zmywarkę, tłumacząc się „problemami finansowymi". Tak, takie sytuacje się zdarzają i trzeba być na nie przygotowanym.
Czy kaucja w wysokości 1500–3000 zł wystarczy na zakup nowej pralki, lodówki i zmywarki? W najlepszym razie pokryje koszt pralki, a pozostałe sprzęty AGD wynajmujący będzie musiał sfinansować z własnej kieszeni.
A co w przypadku poważnych zniszczeń w lokalu, na przykład całkowitej dewastacji mieszkania przez nieuczciwego najemcę? Czy kaucja w wysokości 1500 zł, czy nawet 5000 zł, wystarczy na generalny remont?
Czy kaucja skutecznie zabezpiecza zaległości czynszowe?
Weźmy na przykład sprawę, w której wynajmujący ustalił z najemcą, że ten będzie bezpośrednio opłacał czynsz i media w administracji. Nie jest to optymalne rozwiązanie – w praktyce wynajmujący traci możliwość weryfikacji, czy płatności są regulowane na bieżąco. Znacznie lepiej jest pobierać od najemcy zaliczkę na koszty mediów i samodzielnie regulować te należności.
Wracając do przykładu: wynajmujący nie weryfikował regularności płatności i okazało się, że najemca od maja 2024 roku (obecnie jest luty 2025) zalega z opłatami do administracji budynku i opłatami za media. Kwota zaległości przekroczyła 10 000 zł, podczas gdy kaucja pobrana przy wynajmie wynosi tylko 5000 zł.
Weźmy inną sytuację: najemca płaci regularnie, ale przewiduje problemy z wynajmującym przy zdaniu lokalu. Po zasięgnięciu porady znajomych, decyduje się na sprytne, choć nieuczciwe rozwiązanie – nie płaci ostatniego czynszu i zostawia klucze w skrzynce na listy. Stawiając wynajmującego przed faktem dokonanym, najemca idzie o krok dalej – nie reguluje również opłat za media i czynszu do administracji. W efekcie wynajmujący musi pokryć z kaucji zaległy czynsz, ale suma jego roszczeń znacznie przekracza wysokość zabezpieczenia.
W swojej praktyce wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, gdy najemca celowo nie płacił za ostatni miesiąc najmu. Zabierał swoje rzeczy, zostawiał klucze w skrzynce na listy i wysyłał do właściciela SMS-a z „wielkoduszną" informacją, że zaległy czynsz można potrącić z kaucji. W takiej sytuacji właściciel staje przed faktem dokonanym — najemcy już nie ma, stan lokalu jest taki, jaki jest, a kaucja może nie wystarczyć nawet na pokrycie zaległego czynszu i nierozliczonych mediów.
Choć takie zachowanie najemcy zasługuje na potępienie, warto zrozumieć jego przyczyny. W internecie można znaleźć wiele wpisów o wynajmujących, którzy odmawiają zwrotu kaucji, powołując się na rzekome zniszczenia. Często nie można ich obiektywnie stwierdzić, bo lokal jest już po remoncie lub właściciel nie pozwala go obejrzeć. Takie postępowanie wynajmującego to zwykłe naciąganie — najemca przecież nie odpowiada za normalne zużycie lokalu wynikające z prawidłowego użytkowania.
Czy wobec tego zrezygnować z kaucji?
Moim zdaniem należy zażądać kaucji przy wynajmie. Sposób, w jaki najemca wpłaca kaucję, może wiele powiedzieć o jego sytuacji finansowej. Jest to swoisty papierek lakmusowy, który pomaga zidentyfikować potencjalne problemy finansowe najemcy. Jeśli wpłata została dokonana:
- na poczcie;
- za pośrednictwem agencji pocztowej;
- z rachunku bankowego osoby trzeciej;
- za pośrednictwem Revolut;
może to wskazywać, że wobec najemcy prowadzona jest egzekucja komornicza i ma zablokowane rachunki bankowe. To wyjaśniałoby, dlaczego unika wpłaty ze swojego imiennego rachunku bankowego.
Wpłata kaucji — wyłącznie przelewem bankowym
Wpłata kaucji z rachunku bankowego najemcy potwierdza, że posiada on aktywne konto bankowe, które nie jest zajęte przez komornika. Numer rachunku najemcy stanowi również cenną informację na wypadek konieczności późniejszego egzekwowania zaległego czynszu i opłat.
Przelew bankowy jest też bezpieczniejszy dla najemcy, ponieważ stanowi niepodważalny dowód wpłaty kaucji (o ile tytuł przelewu jednoznacznie to wskazuje). W przeciwieństwie do tego, wpłaty gotówkowe bez pokwitowania na umowie lub protokole wydania lokalu mogą być trudne do udowodnienia w sądzie.
Jeśli kaucja nie zabezpiecza roszczeń wynajmującego, to co zabezpiecza?
Każdy właściciel mieszkania lub domu jednorodzinnego powinien posiadać ubezpieczenie od zdarzeń losowych (ognia, wody, przepięcia itp.) – to absolutna konieczność. Większość wynajmujących takie ubezpieczenie ma. Warto jednak również wymagać od najemcy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym.
Koszt zakupu ubezpieczenia OC jest niewysoki w stosunku do ochrony, jaką zapewnia najemcy. Kwota odpowiedzialności firmy ubezpieczeniowej powinna wynosić minimum 100 000 zł – im wyższa suma ubezpieczenia, tym lepiej.
Z praktyki zawodowej mogę wskazać trzy najczęściej występujące szkody przy wynajmie lokali mieszkalnych:
- zalanie mieszkania poniżej;
- pożar;
- zniszczenia sprzętów AGD i RTV.
Jeśli ochrona ubezpieczeniowa obejmuje takie zdarzenia, wynajmujący może dochodzić odszkodowania z polisy OC najemcy lub własnej, gdy szkoda nie zostanie w pełni pokryta.
W przypadku zalania mieszkania lub zniszczenia sprzętów AGD najemca może czuć się bezpiecznie. Firmy ubezpieczeniowe zazwyczaj sprawnie likwidują szkody o niższej wartości. Wypłata odszkodowania w przedziale 1500–5000 zł to dla ubezpieczyciela zbyt mała kwota, by wdawać się w proces sądowy. Sytuacja wygląda inaczej przy poważnych zniszczeniach lokalu, takich jak całkowite spalenie – wtedy zwykle konieczna jest interwencja prawnika i droga sądowa.
Fundusz awaryjny
Ubezpieczenie mieszkania wykupione przez wynajmującego oraz ubezpieczenie OC najemcy zapewniają relatywnie wysoki poziom ochrony. Jeśli to nie wystarcza dla spokojnego snu wynajmującego, warto rozważyć utworzenie prywatnego funduszu awaryjnego.
Polega to na założeniu dodatkowego konta bankowego, na które z każdej płatności czynszu wynajmujący przelewa około 5–10% kwoty. Środki te mogą być oprocentowane, jednak głównym celem nie jest oszczędzanie, a dysponowanie wolnymi środkami – na przykład na zakup nowej pralki, gdy najemca ma prawo wymagać jej wymiany w przypadku zużycia starej.
Środki z takiego funduszu można również przeznaczyć na remont mieszkania. Każde mieszkanie po 5–7 latach wynajmu wymaga odświeżenia.
Zgromadzone pieniądze w „funduszu awaryjnym" mogą także posłużyć do pokrycia kosztów postępowania eksmisyjnego lub dochodzenia zaległości. Opłaty sądowe, komornicze i honorarium kancelarii prawnej wymagają znacznych nakładów, dlatego warto mieć zabezpieczone środki w funduszu awaryjnym.
Wbrew temu, co można przeczytać w internetowych i książkowych poradnikach o bogaceniu się na wynajmie, wynajem mieszkań nie jest dochodem pasywnym – wymaga nakładów pracy i środków finansowych praktycznie przez cały okres trwania najmu.
Protokół zdawczo-odbiorczy
Protokół zdawczo-odbiorczy przy wydaniu i zwrocie lokalu jest kluczowym elementem, bez którego rozliczenie kaucji może zakończyć się sporem sądowym z najemcą.
Jak udowodnić stan lokalu sprzed wydania najemcy i po trzech latach wynajmu bez dokumentacji zdjęciowej czy szczegółowego opisu?
W razie sporu wynajmujący będzie twierdził, że lokal był w idealnym stanie (cokolwiek to znaczy), a najemca może utrzymywać, że wymagał odświeżenia lub lekkiego remontu. Komu sąd ma dać wiarę — najemcy czy wynajmującemu?
Choć protokół zdawczo-odbiorczy jest zwykle wymieniony w treści umowy lub jako załącznik, jego prawidłowe sporządzenie często pozostawia wiele do życzenia.
Najczęstsze problemy to:
- pośpiech przy wydaniu lokalu;
- odkładanie spisania protokołu „na później" (czyli w praktyce — nigdy);
- pobieżny opis wyposażenia lokalu bez dokumentacji zdjęciowej.
Obecnie każdy dysponuje smartfonem z aparatem wystarczająco dobrym, by zdjęcia mogły stanowić dowód w sprawie sądowej. Nie ma potrzeby ich drukowania i dołączania do umowy — wystarczy przesłać najemcy mailem i zachować kopię na dysku, w chmurze lub w wysłanej wiadomości.
Przy odbiorze lokalu należy wykonać identyczne zdjęcia tych samych pomieszczeń i ujęć. Pozwoli to na łatwe porównanie stanu przed i po wynajmie. Taka dokumentacja fotograficzna będzie wystarczająca dla biegłego sądowego do oszacowania kosztów naprawy szkód lub remontu.
Podsumowanie tego wpisu:
- wysokość kaucji bardzo rzadko przekracza jednomiesięczny czynsz;
- kwota kaucji nie pokrywa kosztów remontu i usuwania zniszczeń lokalu;
- wysokość kaucji nie jest też zabezpieczeniem na wypadek zaległości najemcy, większych niż za jeden miesiąc;
- sposób wpłaty kaucji dużo mówi o sytuacji majątkowej najemcy;
- warto mieć ubezpieczenie mieszkania od zdarzeń losowych;
- warto też wymagać ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym najemcy;
- pamiętaj o utrwaleniu stanu lokalu w chwili wydania najemcy (dokumentacja fotograficzna);
- spisz z najemcą protokół zdawczo-odbiorczy dokumentujący stan lokalu w chwili wydania.
- 5-10% z czynszu przeznacz na fundusz awaryjny.
Wpisy powiązane z tematyką wynajmu, które mogą Cię zainteresować:
Co powinna zawierać dobra umowa wynajęcia lokalu mieszkalnego?
Jak sprawdzić najemcę w Krajowym Rejestrze Zadłużonych?
