Wynajmujący chcą zabezpieczyć koszty związane z usuwaniem ewentualnych szkód, poczynionych przez najemcę w lokalu lub zaległości w czynszu, i dlatego zwyczajowo pobierają kaucję przy podpisaniu umowy najmu.
Ile zwykle wynosi kaucja za najem mieszkania w Polsce?
Wysokość kaucji w 99% przypadków stanowi równowartość jednomiesięcznego czynszu. „Statystyka” dotyczy lokali mieszkalnych, przy najmie komercyjnym wysokość kaucji jest przeważnie większa lub stosowane są inne zabezpieczenia.
Maksymalna ustawowa wysokość kaucji - ile wynosi i jakie przepisy ją regulują?
Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz o zmianie Kodeksu cywilnego dopuszcza możliwość pobrania kaucji w wysokości 12-krotności miesięcznego czynszu najmu.
Choć w praktyce pobieranie kaucji w wysokości większej niż jednomiesięczny czynsz w ogóle nie funkcjonuje, nawet jeśli wynajmowany jest nowy lokal świeżo po wykończeniu przez dewelopera.
Rozważmy teraz na poniższych przykładach jak w praktyce sprawdza się „zabezpieczająca” funkcja kaucji.
Przyjmując stawki czynszu za wynajem lokali w Krakowie w średnim przedziale 1500 zł - 5000 zł możemy założyć, że kaucja także mieści się w tych granicach.
Wobec tego, czy kaucja w wysokości 1500-5000 zł faktycznie zabezpiecza interesy wynajmującego?
Kaucja ma zabezpieczać ewentualne zniszczenia w lokalu. Zestawmy teraz kwotę kaucji (jednomiesięcznej) z kosztami najczęściej wykonywanego remontu w wynajmowany lokalu, czyli odmalowania lokalu.
Koszt malowania dużego mieszkania przez fachową ekipę (która nie ma problemu z wystawieniem faktury i udzieleniem gwarancji na wykonane prace) może wynieść od 8 000 – 25 000 zł w zależności od wielkości mieszkania. Wobec tego kwota kaucji w ogóle nie wystarczy na pokrycie kosztów robocizny, nie pisząc już o kosztach materiałów: farb, folii, gruntu, szpachli, gipsu, dekorów itp.
W tym miejscu muszę czytelnika uprzedzić, że powyższe kwoty mogą odbiegać od doświadczeń poszczególnych osób. Tak wiem, ktoś może napisać: „że robił remont i zapłacił 1 mln zł.” Są tacy, dla których sky is the limit, ale w niniejszym wpisie zestawiam kwoty bardziej po to, żeby pokazać, jak ewentualne koszty mają się do wysokości kaucji. Chodzi o proporcje.
To może koszty związane ze zniszczeniem wyposażenia. Przy założeniu, że mamy małe mieszkanie więc kaucja wynosi 1500-3000 zł. Najemca „nie dbał” o pralkę, lodówkę i zmywarkę, a w ogóle to je sprzedał, „bo miał problemy finansowego”. Tak, takie sytuacje się zdarzają, więc warto być na to przygotowanym.
Czy za kwotę 1500-3000 zł można odkupić nową pralkę, lodówkę i zmywarkę? Na pralkę pewnie wystarczy, ale pozostałe sprzęty AGD wynajmujący będzie musiał pokryć z własnej kieszeni.
A co z poważnymi zniszczeniami w lokalu np.; totalną dewastacją mieszkania przez nieuczciwego najemcę. Czy 1500 zł lub nawet 5 000 zł wystarczy na generalny remont?
To może kaucja sprawdzi się w zabezpieczeniu zaległości czynszowych?
Weźmy na tapet pierwszy przypadek z brzegu. Akurat mam teraz sprawę, w której Wynajmujący umówił się z najemcą, że ten będzie bezpośrednio płacił czynsz i opłaty za media do administracji. Nie jest to najlepsze rozwiązanie, w praktyce wynajmujący nie weryfikuje, czy płatności są na bieżąco regulowane. Lepszym rozwiązaniem jest pobierać zaliczkę na koszty mediów i samemu opłacać te należności.
Wracając do przykładu: wynajmujący nie weryfikował, czy płatności są na bieżąco regulowane i okazało się, że najemca od mają 2024 (a jest luty 2025) zalega z opłatami do administracji budynku i opłatami za media. Kwota zaległości przekroczyła 10 000 zł, a kaucja pobrana przy wynajmie to tylko 5000 zł.
To może inna sytuacja, najemca płaci regularnie, ale czuje, że będzie problem z wynajmującym przy zdaniu lokalu. Najemca jest sprytny, popytał znajomych, a ci doradzili mu, żeby nie płacił ostatniego miesiąca czynszu, a klucze do mieszkania pozostawił w skrzynce na listy. Najemca tak też zrobił, pozostawiając wynajmującego przed faktem dokonanym. Wynajmujący z kwoty kaucji pokrył jedynie czynsz za ostatni miesiąc, ale najemca uznał, że jak szaleć to na całego i nie zapłacił także opłat za media i czynszu do administracji. I znowu wynajmujący jest stratny, a kaucja nie pokrywa w pełni jego roszczeń wobec najemcy.
W swojej praktyce wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, gdy najemca z premedytacją nie opłacił ostatniego miesiąca, w którym jeszcze zamieszkiwał w lokalu, zabrał swoje rzeczy z lokalu, a klucze zostawił w skrzynce na listy, informując wspaniałomyślnie właściciela sms-em, że może sobie ostatni niezapłacony czynsz potrącić z wpłaconej kaucji. W takiej sytuacji właściciel lokalu zostaje postawiony przez najemcę przed faktem dokonanym: najemcy nie ma, lokal jest w stanie, w jakim jest, a kwota kaucji w zasadzie pokrywa lub nie koszty czynszu i nierozliczonych mediów.
Zachowanie najemcy zasługuje na potępienie, ale trzeba też mieć świadomość, z czego takie zachowanie wynika. W Internecie można przeczytać liczne wpisy, z których wynika, że niektórzy wynajmujący nie zwracają kaucji, twierdząc, że lokal ma zniszczenia, choć obiektywnie stwierdzić tych zniszczeń nie można (wynajmujący nie udostępnia lokalu, lokal jest już po malowaniu i dowody uległy zatarciu). Takie zachowanie wynajmującego jest po prostu naciąganiem najemcy. Najemca nie ponosi bowiem odpowiedzialności za tzw. normalne zużycie lokalu, czyli zużycie będące następstwem prawidłowego używania.
Czy wobec tego zrezygnować z kaucji?
Moim zdaniem należy zażądać kaucji przy wynajmie. Kaucja, a raczej sposób, w jaki zostanie wynajmującemu uiszczona, dużo mówi o sytuacji finansowej najemcy. Sposób wpłaty kaucji to swego rodzaju papierek lakmusowy, który wskazuje czy najemca ma jakieś problemy finansowe. Jeśli wpłata została dokonana:
- na poczcie;
- za pośrednictwem ajencji pocztowej;
- z rachunku bankowego innej osoby (niewynajmującej);
- za pośrednictwem Revolut;
to z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że wobec najemcy prowadzona jest egzekucja komornicza i ma zablokowane rachunki bankowe. Dlatego wpłaca pieniądze w inny sposób niż ze swojego imiennego rachunku bankowego.
Wpłata kaucji - tylko przelewem bankowym
Wpłata kaucji dokonana z rachunku bankowego najemcy świadczy o tym, że ma jakiś rachunek bankowy i że rachunek ten nie jest zajęty. Numer rachunku bankowego najemcy to również cenna informacja na przyszłość, gdyby zaszła konieczność egzekwowania zaległego czynszu i opłat.
Dla najemcy wpłata kaucji na konto wynajmującego także jest bezpieczniejsza, gdyż przelew stanowi niepodważalny dowód uiszczenia kaucji (pod warunkiem, że w tytule przelewu zostanie to wyraźnie wskazane). Wszelkie wpłaty gotówkowe, jeśli nie są pokwitowane (choćby adnotacją na umowie lub protokole wydania lokalu) nie dają pewności wykazania w sądzie, że pieniądze zostały przekazane.
Jeśli kaucja nie zabezpiecza roszczeń wynajmującego, to co zabezpiecza?
Każdy, kto jest właścicielem mieszkania lub domu jednorodzinnego powinien zadbać o ubezpieczenie od zdarzeń losowych (ognia, wody, przepięcia itp.) to jest absolutne „must have”. I przeważnie większość wynajmujących takie ubezpieczenie posiada. Dlaczego nie wymagać także od najemcy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym.
Koszty zakupu ubezpieczenia OC nie jest wysoki, biorąc pod uwagę ochronę, jaką daje najemcy. Przy czym kwota odpowiedzialności firmy ubezpieczeniowej powinna wynosić 100 000 zł, oczywiście im większa kwota odpowiedzialności, tym lepiej.
Jeśli wystąpi szkoda, z praktyki zawodowej mogę wskazać trzy najczęściej występujące zdarzenia przy wynajmie lokali mieszkalnych:
- zalanie mieszkania poniżej;
- pożaru;
- zniszczenia sprzętów AGD i RTV.
Jeśli tylko ochrona ubezpieczeniowa obejmuje takie zdarzenia, to wynajmujący ma możliwość dochodzenia odszkodowania od firmy ubezpieczeniowej z OC najemcy lub swojego, jeśli szkoda nie zostanie w pełni pokryta.
Z kolei najemca przy zalaniu mieszkania lub zniszczeniu sprzętów AGD nie musi się obawiać problemów z wynajmującym. Firmy ubezpieczeniowe przeważnie nie stwarzają problemów z likwidacją relatywnie niskich kosztów szkód. Dla ubezpieczyciela wypłata odszkodowania w kwocie 1500-5000 zł jest zbyt małą kwotą, żeby procesować się z ubezpieczonym. Inaczej oczywiście wygląda sytuacja z poważnymi zniszczeniami lokalu – np. całkowitym spaleniem. Tu interwencja prawnika i często pozew do sądu są konieczne.
Fundusz awaryjny
Ubezpieczenie mieszkania wykupione przez wynajmującego oraz ubezpieczenie OC najemcy daje relatywnie wysoki poziom ochrony. Jeśli to nie wystarcza dla spokojnego snu wynajmującego, to doradzałbym jeszcze założenie sobie prywatnego funduszu awaryjnego.
Dodatkowe konto bankowego, na które z każdej płatności czynszu wynajmujący przelewa ok. 5-10% czynszu. Środki te mogą być oprocentowane, ale nie chodzi o oszczędzanie, a raczej dysponowanie wolnymi środkami np. na zakup nowej pralki - najemca ma prawo wymagać, aby wynajmujący kupił nową pralkę jeśli stara uległa zużyciu.
Środki z takiego funduszu można też przeznaczyć na remont mieszkania. Każde mieszkanie po 5-7 latach wynajmu, wymaga odświeżenia.
Odłożone pieniądze na „funduszu awaryjnym” można też przeznaczyć na koszty przeprowadzania sprawy o eksmisję lub dochodzenia zaległości. Opłaty sądowe, komornicze, honorarium kancelarii prawnej, to wszystko wymaga nakładów, dlatego warto mieć odłożone środki na funduszu awaryjnym.
Wbrew temu, co można przeczytać w Internecie i książkowych podręcznikach spod znaku bogać się inwestując w wynajem, wynajem mieszkań nie jest dochodem pasywnym, to wymaga nakładów pracy i środków finansowych praktycznie przez cały czas wynajmu.
Protokół zdawczo-odbiorczy
Protokół zdawczo-odbiorczy przy wydaniu lokalu i przy jego zdaniu (zwrocie) jest tym elementem kluczowym, bez którego próba rozliczenia kaucji może doprowadzić do sporu sądowego z najemcą.
Jak udowodnić stan lokalu sprzed wydania najemcy i stan lokalu po trzech latach wynajmu, nie mając utrwalonego stanu w formie zdjęć lub opisu lokalu?
Wynajmujący będzie utrzymywał (w razie sporu) z najemcą, że lokal był w idealnym stanie (cokolwiek to znaczy) a najemca może twierdzić, że raczej nadawał się do odświeżenia lub lekkiego remontu. I komu sąd ma dać wiarę? Oprzeć się tylko na zapewnieniach najemcy, czy może wynajmującego?
O ile w każdej umowie protokół zdawczo-odbiorczy jest wymieniony w samej treści umowy lub jako załącznik, to jednak z jego sporządzaniem bywa różnie.
Często wynajmujący:
- spieszy się z wydaniem lokalu;
- kwestia spisania protokołu zostaje pozostawiona na później (czytaj: na nigdy);
- protokół zawiera tylko pobieżny opis wyposażenia lokalu bez zdjęć.
W obecnych czasach każdy ma w kieszeni smartfon z funkcją robienia zdjęć na tyle wyraźnych i dobrych, żeby mogły stanowić dowód w sprawie sądowej. Zdjęć tych nie trzeba drukować i dołączać do umowy (jako załącznik). Wystarczy wysłać najemcy mejlem, a sobie pozostawić na dysku, w chmurze lub w mejlu, który przecież został wysłany do najemcy.
Takie same zdjęcia, w tych samych ujęciach i w tym samych pomieszczeniach, należy zrobić przy odbiorze lokalu. Dzięki temu będzie można sporządzić zestawienie zdjęć sprzed i po wynajmie lokalu. Tak sporządzona dokumentacja fotograficzna wystarczy biegłemu sądowemu do oszacowania wysokości ewentualnych kosztów usunięcia szkód lub wykonania remontu.
Podsumowanie tego wpisu:
- wysokość kaucji bardzo rzadko przekracza jednomiesięczny czynsz;
- kwota kaucji nie pokrywa kosztów remontu i usuwania zniszczeń lokalu;
- wysokość kaucji nie jest też zabezpieczeniem na wypadek zaległości najemcy, większych niż za jeden miesiąc;
- sposób wpłaty kaucji dużo mówi o sytuacji majątkowej najemcy;
- warto mieć ubezpieczenie mieszkania od zdarzeń losowych;
- warto też wymagać ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w życiu prywatnym najemcy;
- pamiętaj o utrwaleniu stanu lokalu w chwili wydania najemcy (dokumentacja fotograficzna);
- spisz z najemcą protokół zdawczo-odbiorczy dokumentujący stan lokalu w chwili wydania.
- 5-10% z czynszu przeznacz na fundusz awaryjny.
Wpisy powiązane z tematyką wynajmu, które mogą Cię zainteresować:
Co powinna zawierać dobra umowa wynajęcia lokalu mieszkalnego?
Jak sprawdzić najemcę w Krajowym Rejestrze Zadłużonych?
