W praktyce często spotykam dwie skrajne grupy umów najmu: te przygotowane przez prawników – poprawne formalnie, lecz pozbawione klauzul zabezpieczających właściciela – oraz te tworzone z internetowych wzorów, często niezgodne z ustawą i rażąco naruszające prawa lokatorów.
W tym wpisie omówię sześć kluczowych zapisów, które powinny znaleźć się w każdej umowie najmu, aby skutecznie chronić interesy wynajmującego, wzmacniać jego pozycję procesową i minimalizować ryzyka związane z nieuczciwymi najemcami.
Czy umowa zawiera kompletne dane najemcy?
Często w umowach najmu widzę oznaczenie najemcy jedynie imieniem, nazwiskiem i numerem dowodu osobistego. Brakuje jednak kluczowego elementu – numeru PESEL. Sam numer dowodu osobistego ma ograniczoną przydatność, ponieważ dokument może zostać zgubiony, wymieniony lub stracić ważność. PESEL natomiast jest stałym, dożywotnim identyfikatorem przypisanym do danej osoby. Jest on niezbędny z trzech powodów:
- złożenie pozwu w e-sądzie (bez numeru PESEL nie można złożyć pozwu);
- oznaczenie pozwanego w zwykłym postępowaniu sądowym;
- weryfikacja, czy najemca nie figuruje w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
Czy umowa zawiera zestawienie najważniejszych warunków istotnych dla najemcy?
Istnieją dwie szkoły tworzenia umów.
Tradycyjna opiera się na paragrafach i ustępach – na przykład § 5 określa termin obowiązywania umowy, a § 10 wysokość czynszu i pozostałych opłat należnych Wynajmującemu.
Druga szkoła lepiej odpowiada współczesnym realiom. Zamiast wymagać szczegółowego czytania całej umowy, proponuje umieszczenie na początku przejrzystego zestawienia najważniejszych warunków: okresu obowiązywania, wysokości czynszu, zaliczek na media i depozytu, opisu wynajmowanego lokalu lub pokoju wraz z prawem do korzystania z pomieszczeń wspólnych, terminów płatności oraz numerów rachunków bankowych do wpłat.
Dzięki temu najemca od razu widzi kluczowe warunki umowy i wie, o czym musi pamiętać każdego miesiąca.
Czy umowa zawiera oświadczenie najemcy o jego sytuacji prawnej i majątkowej?
W umowach notarialnych przenoszących własność nieruchomości standardem są oświadczenia stron, że nie toczą się wobec nich żadne postępowania: windykacyjne, egzekucyjne, komornicze, karnoskarbowe czy karne.
Strony oświadczają również, że nie są w stanie upadłości (w tym konsumenckiej), nie złożyły wniosku o jej ogłoszenie oraz nie figurują w rejestrze dłużników żadnego Biura Informacji Gospodarczej ani w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
Jaki jest cel tych zapisów, skoro są to tylko oświadczenia, których ani notariusz, ani druga strona umowy nie weryfikuje?
Otóż mają one istotne znaczenie w świetle art. 286 kodeksu karnego, który przewiduje karę pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat za doprowadzenie innej osoby do niekorzystnego rozporządzenia mieniem poprzez wprowadzenie w błąd.
Jeśli najemca zatai fakt toczących się przeciwko niemu postępowań egzekucyjnych mimo złożenia oświadczenia o ich braku, a wynajmujący nie oddałby lokalu w posiadanie, gdyby znał prawdę, wówczas najemca dopuszcza się przestępstwa oszustwa.
Warto pamiętać, że poza procesem cywilnym o eksmisję istnieją także instrumenty prawa karnego, które mogą pomóc w usunięciu nieuczciwego najemcy z lokalu.
Art. 286 Kodeksu karnego
§ 1. Kto, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, doprowadza inną osobę do niekorzystnego rozporządzenia własnym lub cudzym mieniem za pomocą wprowadzenia jej w błąd albo wyzyskania błędu lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.
Czy umowa zawiera wymóg posiadania przez najemcę polisy OC (ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej) w życiu prywatnym?
Każdy przezorny wynajmujący posiada ubezpieczenie majątkowe mieszkania od zdarzeń losowych, ale warto pójść o krok dalej.
Najemca, który przez niedbalstwo spowoduje szkodę – na przykład doprowadzi do pożaru lub zniszczy lokal – powinien ponieść odpowiedzialność. Ubezpieczenie OC w życiu prywatnym umożliwia wynajmującemu dochodzenie odszkodowania bezpośrednio od ubezpieczyciela.
Choć proces likwidacji szkody może wymagać drogi sądowej, z mojego doświadczenia zawodowego wynika, że uzyskanie odszkodowania jest niemal pewne. Ubezpieczyciel zazwyczaj proponuje korzystną ugodę, a narosłe w czasie procesu odsetki zwiększają pole do negocjacji.
Dlatego należy wymagać od najemców posiadania ważnej polisy OC w życiu prywatnym przez cały okres najmu.
Czy umowa zawiera okres próbny?
W kodeksie pracy od wielu lat funkcjonuje umowa na okres próbny. Służy ona sprawdzeniu kwalifikacji pracownika. Podobnie w przypadku najmu – wynajmujący chce się przekonać, czy najemca jest rzetelny i terminowo wywiązuje się z płatności.
Art. 25 Kodeksu pracy
§ 1. Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony.
§ 2. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, z zastrzeżeniem § 21-23, w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy.
Większość umów najmu zawieranych jest na okres 1 roku, jednak nie jest to optymalne rozwiązanie.
W przypadku nieuczciwego najemcy, który zazwyczaj przestaje płacić już w pierwszym lub drugim miesiącu najmu, pojawia się problem z szybkim wszczęciem postępowania sądowego o eksmisję.
Według obowiązujących przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, gdy najemca zalega z płatnością przez 3 miesiące, wynajmujący musi wysłać wezwanie do zapłaty.
W wezwaniu należy zaznaczyć, że brak zapłaty w ciągu miesiąca skutkuje rozwiązaniem umowy z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia. W praktyce oznacza to, że zanim wynajmujący uzyska podstawę do złożenia pozwu o eksmisję, musi upłynąć aż 5 miesięcy (3 miesiące zaległości, miesiąc na zapłatę i miesiąc okresu wypowiedzenia) – zakładając, że wszystko przebiega zgodnie z początkiem lub końcem miesiąca.
Zestawmy teraz powyższe ustawowe rozwiązanie z opcją najmu na okres próbny trzech miesięcy. Jeśli najemca zalega z czynszem (co w przypadku nieuczciwych najemców zdarza się już w pierwszym lub drugim miesiącu), umowa rozwiązuje się automatycznie, bez konieczności wypowiadania (wymaga to odpowiednich zapisów – w tym wpisie przedstawiam jedynie ogólną koncepcję).
Natomiast jeśli najemca reguluje wszystkie płatności terminowo, umowa automatycznie przedłuża się na uzgodniony okres 9, 12 czy 18 miesięcy – zależnie od ustaleń między wynajmującym a najemcą.
Problemem systemowym w wynajmie lokali mieszkalnych w Polsce jest deficyt informacji o najemcy. W praktyce wynajmuje się mieszkanie całkowicie obcej osobie, o której wynajmujący nie ma żadnych informacji. Referencje, CV najemcy czy weryfikacja przebiegu poprzedniego najmu praktycznie nie istnieją w polskiej praktyce wynajmu.
Jedynym zabezpieczeniem jest podpisanie umowy i obietnica najemcy, że będzie płacił czynsz na czas. To zdecydowanie za mało, by mówić o bezpiecznym wynajmie. Dlatego „okres próbny" jest konieczny – pozwala zweryfikować rzetelność płatniczą najemcy i w razie jej braku szybko zakończyć stosunek najmu.
Czy umowa zawiera zapisy o odsetkach we właściwej wysokości?
Co się dzieje, gdy najemca nie płaci na czas? Wynajmującemu przysługuje nie tylko roszczenie o zapłatę zaległego czynszu (i opłat, np. za media), ale także roszczenie o odsetki. Jakie to odsetki?
Mamy trzy możliwości:
- odsetki ustawowe zwane też kapitałowymi (art. 359 § 2 kodeksu cywilnego);
- odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 § 2 kodeksu cywilnego);
- odsetki umowne w wysokości odsetek maksymalnych (art. 359 § 2(1) kodeksu cywilnego).
Jak przekłada się to na konkretne wartości procentowe?
W chwili publikacji tego wpisu (styczeń 2025 r.) wysokość poszczególnych odsetek w skali roku wynosi:
- odsetki ustawowe – 9,25%
- odsetki ustawowe za opóźnienie – 11,25%
- odsetki umowne w wysokości maksymalnej – 18,50%
Ustawa z 9.10.2015 r. o zmianie ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. [poz. 1830]) wprowadziła trójpodział odsetek: na ustawowe, ustawowe za opóźnienie oraz ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (tych ostatnich nie będziemy omawiać).
Wielu właścicieli nie zauważyło tej zmiany i nadal stosuje w umowach najniższą możliwą stawkę – odsetki ustawowe z art. 359 § 2 k.c., tak jak przed nowelizacją z 2015 r. Warto wiedzieć, że w umowie najmu można zastrzec odsetki umowne w wysokości odsetek maksymalnych za opóźnienie w zapłacie czynszu lub innych opłat należnych właścicielowi.
Nie trzeba przy tym wskazywać ich dokładnej wysokości procentowej – w razie egzekucji komornik (a właściwie jego system komputerowy) sam dokona odpowiednich wyliczeń.
Czy umowa zawiera zapisy zapobiegające przedłużeniu najmu na czas nieokreślony?
Umowa zawarta na 12 miesięcy szybko dobiega końca, a wynajmujący nie zawsze pamięta o jej przedłużeniu. Zazwyczaj najemca po prostu mieszka dalej, regularnie wpłacając czynsz i opłaty (w tym zaliczki na media). Gdy obie strony są z tego zadowolone, prawo traktuje taką sytuację jako milczące przedłużenie umowy na czas nieokreślony.
Art. 674 Kodeksu cywilnego
Jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony.
Dla wynajmującego oznacza to, że umowę na czas nieokreślony można wypowiedzieć wyłącznie przy zachowaniu dość długich terminów wypowiedzenia i tylko w ściśle określonych przypadkach.
art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego
4) Nie później niż na pół roku naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny, o ile zamierza zamieszkać w należącym do niego lokalu, jeżeli lokatorowi przysługuje tytuł do lokalu, w którym może zamieszkać w warunkach takich, jakby otrzymał lokal zamienny, lub jeżeli właściciel dostarczy mu lokal zamienny. W lokalu zamiennym wysokość czynszu i opłat, z wyjątkiem opłat niezależnych od właściciela, musi uwzględniać stosunek powierzchni i wyposażenia lokalu zamiennego do lokalu zwalnianego.
5) Nie później niż na 3 lata naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny lokatorowi, o ile zamierza zamieszkać w należącym do niego lokalu, a nie dostarcza mu lokalu zamiennego i lokatorowi nie przysługuje prawo do lokalu, o którym mowa w ust. 4.
W praktyce, jeśli wynajmujący nie dysponuje dodatkowym lokalem, może wypowiedzieć stosunek najmu jedynie z zachowaniem 3-letniego terminu wypowiedzenia. Z tego powodu kluczowe jest zawarcie w umowie zapisów wyłączających zastosowanie art. 674 kodeksu cywilnego.
Jeżeli Państwa umowa nie zawiera omawianych powyżej siedem klauzul, zapraszam do kontaktu z moją kancelarią.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ) - dobra umowa najmu lokalu mieszkalnego
Czy umowa najmu bez notariusza jest ważna?
Udział notariusza przy sporządzaniu umowy najmu okazjonalnego sprowadza się tylko do sporządzenia oświadczenia najemcy o poddaniu się rygorowi egzekucji (opróżnienia i wydania lokalu) złożonego w formie aktu notarialnego. Ponadto notariusz może (ale nie jest to wymogiem ustawowym) poświadczyć podpis osoby, która zobowiązuje się przyjąć najemcę do swojego lokalu na wypadek eksmisji.
Sama umowa najmu lokalu mieszkalnego nie musi być zawarta w formie aktu notarialnego ani z podpisami notarialnie poświadczonymi. Ustawodawca wymaga zachowania jedynie formy pisemnej.
Art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego
2. Do umowy najmu okazjonalnego lokalu załącza się w szczególności:
1) oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu, o którym mowa w art. 19d ust. 2;
2) wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu;
3) oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o którym mowa w pkt 2 lub ust. 3, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego załącza się oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym
Biorąc pod uwagę trzy formy zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego:
- forma pisemna (zwykła, bez udziału notariusza, same podpisy stron) jest ustawowo wymagana (konieczna)
- forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi - nie jest konieczna (jest dopuszczalna);
- forma aktu notarialnego - nie jest konieczna (ale jest dopuszczalna, choć nie spotkałem się jeszcze z taką formą umowy najmu okazjonalnego w swojej praktyce zawodowej)
Jaka jest najlepsza forma umowy najmu mieszkania?
Przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego w art. 19a ust. 6 wskazują, że umowa najmu okazjonalnego lokalu oraz zmiany tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W praktyce forma pisemna w zupełności wystarcza, pod warunkiem że umowa jest przygotowana przez kompetentnego prawnika, który prowadzi spory sądowe przeciwko nieuczciwym najemcom i wie, na co zwrócić uwagę, aby wynajmujący miał przewagę procesową w razie konfliktu.
Z całą pewnością korzystanie z ogólnie dostępnych wzorów z internetu lub z publikacji książkowych typu "wzory umów" nie jest dobrym rozwiązaniem. Takie wzory, choć mogą być poprawne pod względem prawnym, są zwykle zbyt ubogie w treść, by zapewnić wynajmującemu odpowiednią ochronę procesową i zabezpieczyć jego interesy w maksymalnym dopuszczalnym przez prawo zakresie.
Warto pamiętać, że jak wskazuje sama nazwa ustawy: ustawa o ochronie praw lokatorów, ustawodawca bardzo mocno chroni prawa najemców (także tych nieuczciwych) kosztem praw właściciela. Dlatego dobrze przygotowana umowa najmu równoważy interesy wynajmującego z ochroną najemcy wynikającą z ww. ustawy.
