Czy sądy muszą wysyłać pisma do pełnomocników za pośrednictwem tradycyjnej poczty?
To pytanie staje się szczególnie aktualne podczas trwającej pandemii koronawirusa. Już pojawiają się pomysły na usprawnienie komunikacji pomiędzy sądem i stronami, tak aby wyeliminować możliwość przenoszenia się patogenu. Zapewne ministerstwo sprawiedliwości opracuje na poczekaniu elektroniczny sposób komunikacji, wybierając albo rozwiązanie niepraktyczne (ePuap) albo kosztowne (kwalifikowany podpis elektroniczny).
Jakie rozwiązania wysyłki pism byłyby lepsze?
Osobiście sugerowałbym skorzystać z rozwiązań, które są proste i już teraz funkcjonują. Wystarczy pożenić Portal Informacyjny z rozwiązaniami znanymi z e-sądu. Już wyjaśniam na czym polegają te narzędzia. W portalu informacyjnym, każdy pełnomocnik lub strona, która uzyska dostęp do określonej sprawy, ma podgląd we wszystkie czynności sądu (ma możliwość ściągnięcia projektów dokumentów wydawanych przez sąd – wyroków, postanowień, zarządzeń i wszelkich pism w formacie pdf lub doc.). Użytkownik portalu widzi też jakie czynności są podejmowane przez innych uczestników sprawy, np. system informuje go o tym że został złożony wniosek o uzasadnienie – nie ma możliwości podglądu treści złożonego pisma, ale dla samej komunikacji na linii sąd pełnomocnik nie ma to znaczenia. Innymi słowy jeśli sąd wyda zarządzenie to poznam jego treść na długo przed tym jak zostanie mi doręczone w wersji papierowej za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Zdarza się że strony zdążą uzupełnić braki formalne złożone pozwu, zanim sekretariat wyśle stosowne zarządzenie o zwrocie pozwu.
Jak wygląda doręczanie pism w e-sądzie?
Jak wygląda doręczanie pism w e-sądzie. Twórcy tego portalu zastosowali najprostsze z możliwych rozwiązań, polegające na tym że logując się do swojego konta w e-sądzie, automatycznie odbiera się korespondencję z sądu. Pojawia się komunikat: Pomyślnie zalogowałeś się do portalu sądu. Odnotowany został odbiór 1 doręczeń. Nowe doręczenia są dostępne w opcji: Moje doręczenia. Proste? Proste.
Propozycja zmian w Portalu Informacyjnym. Jakie wnosi korzyści?
Propozycja zmian w portalu informacyjnym, to po prostu przyjęcie, że w momencie zalogowania się do portalu następuje doręczenie szeregu pism. Takie rozwiązanie ma w zasadzie same zalety. Odpada konieczność doręczania przesyłek za pośrednictwem Poczty Polskiej (koszty i czas), do tego dochodzi mniejsze zaangażowanie sekretariatu, cały proces można zautomatyzować, tak aby sędzia/referendarz pisząc zarządzenie w Wordzie przy pomocy prostej funkcji mógł podpiąć pismo do sprawy i podpisać je podpisem elektronicznym. Sekretariat sądu zajmowałby się tylko wydrukiem i wpięciem tego pisma do akt sprawy, o ile nie pójdziemy o krok dalej i nie zrezygnujemy w ogóle z prowadzenia akt papierowych.
A co z opiniami biegłych, tu też nie widzę przeszkód, żeby biegły, zamiast mozolnie drukować opinie którą przygotował w Wordzie i następnie czekać w kolejce na poczcie albo do dziennika podawczego, przesłał do sądu plik pdf opatrzony podpisem elektronicznym.
Może problem leży gdzie indziej?
Problemy jakie dostrzegam z upowszechnieniem takiego rozwiązania, to oczywiście czynnik ludzki - nie każdy pełnomocnik fachowy będzie chciał z tego rozwiązania skorzystać. Dzisiaj portal informacyjny daje tę przewagę, że można wiedząc jakie pismo sąd do nas pełnomocników wystosował, bo przecież przeczytam treść w portalu, wstrzymywać odbiór tradycyjnej przesyłki. No cóż nie ma rozwiązań idealnych. Jest jeszcze jeden argument przeciw wdrożeniu elektronicznej komunikacji sądu z pełnomocnikami. Argument związany z monopolistyczną Pocztą Polską. Bez przesyłek sądowych (nawet przyjmując, że odpadłyby przesyłki kierowane do fachowych pełnomocników, a pozostały te kierowane do stron postępowań ta instytucja może stracić lwią część swoich przychodów, których samą podwyżką cen znaczków nie zrekompensuje.
