Czy Twoja kancelaria jest przygotowana na skutki związane z przeciwdziałaniem COVID-19?
Chyba każdy radca prawny prowadzący indywidualną praktykę zadaje sobie to pytanie. Nie wiem jak inni, ale moja kancelaria prawna jest całkiem dobrze przygotowana do zaistniałej sytuacji. Z czego to wynika? Przede wszystkim z przyjętego modelu prowadzenia spraw i współpracy z Klientami.
Jak przygotować swoją kancelarię prawną na COVID-19 i możliwe inne pandemie i epidemie?
Skorzystaj z kanałów komunikacji elektronicznej
Od początku prowadzenia działalności (a jest to 2011 rok) głównym kanałem komunikacji z Klientami jest Internet i poczta elektroniczna. Nasi Klienci zlecają nam sprawy mieszkając na drugim końcu kuli ziemskiej. Prowadziłem i prowadzę sprawy na zlecenie klientów z Australii, Kanady i Stanów Zjednoczonych. Wszelkie potrzebne dokumenty do prowadzenia sprawy, w tym pełnomocnictwa, są przesyłane pocztą elektroniczną i tradycyjną. I co ciekawe, obieg poczty wcale nie wydłuża czasu od przyjęcia zlecania do przygotowania i wysłania pierwszych pism w sprawie. Podobny model obsługi spraw i kontaktu z Klientami przyjąłem także dla Klientów mieszkających w Polsce. Kontakt telefoniczny w zasadzie potrzebny jest tylko do ustalenia ewentualnego terminu spotkania lub konieczności przesłania określonych informacji/dokumentów pocztą elektroniczną. Zawsze powtarzam swoim klientom, że pracuję na dokumentach, a przez telefon jeszcze nigdy nie udało mi się załatwić niczego istotnego dla sprawy.
Wykorzystaj Portal Informacyjny Sądów i przyspiesz cały proces
Czy zamknięcie sądów dla stron utrudnia pracę kancelarii? W zasadzie tak długo jak funkcjonuje Poczta Polska mogę składać pisma (pozwy i wnioski) do sądu. Z kolei kontakt z sądem mam zapewniony przez rewelacyjne narzędzie jakim jest Portal Informacyjny Sądów Apelacyjnych, obsługujący prawie wszystkie sprawy prowadzone przez sądy rejonowego, okręgowe i apelacyjne. Swoją drogą aktualna sytuacja zapewne przyspieszy prace nad wdrożeniem elektronicznego obiegu pism i wniosków za pośrednictwem choćby wzmiankowanego Portalu Informacyjnego. Takie rozwiązanie, w szczególności dla profesjonalnych pełnomocników, wyeliminowałoby w znacznym stopniu konieczność nadawania pism za pośrednictwem operatora publicznego - Poczty Polskie. Znacznie by to przyspieszyło postępowania sądowe i zmniejszyło koszty z tym związane, także po stronie sądów (odpadają koszty związane dekretowanie papierowych pism , ich drukowanie, kopertowaniem i wysyłaniem).
Usprawnij swoją kancelarię prawną na przyszłość i szybciej załatwiaj sprawy swoich Twoich klientów w sądach!
Oparcie pracy kancelarii na dokumentach, poczcie elektronicznej, Portalu Informacyjnym i formacie pliku PDF, wskazuje że ten model działalności sprawdzi się także w stanie wyjątkowym jaki jest trwająca epidemia Covid-19. Najbliższe dni będą testem dla wielu małych i średnich firm. Oby dobrodziejstwa techniki i informatyzacji pomogły przetrwać ten trudny dla wszystkich czas.
Czytelnikom bloga życzę dużo zdrowia.
