Od początku prowadzenia kancelarii, czyli od 2011 r., prowadzę wewnętrzną statystykę związaną z wpisami w księgach wieczystych. Odnotowuję datę złożenia i datę rozpoznania każdego wniosku (czyli dokonania przez sąd wpisu) – niezależnie czy dotyczy założenia księgi wieczystej, wpisu w niej lub wykreślenia z niej.
W niniejszym wpisie przedstawiam średnie terminy oczekiwania na rozpoznanie wniosku o wpis w księgach wieczystych w sądach apelacji krakowskiej.
Należy jednak zaznaczyć, że prezentowane dane nie są oficjalnymi statystykami sądów, a jedynie wyciągiem z rejestru prowadzonego przez jedną z kancelarii wyspecjalizowanych w problematyce ksiąg wieczystych.
Ponadto baza danych, na podstawie której ustaliłem średnie terminy, nie może być uznana za reprezentatywną. Ponad 70% wniosków, które kieruję do sądów wieczystoksięgowych, dotyczy IV Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego dla Krakowa-Podgórza w Krakowie, prowadzącego księgi wieczyste głównie dla miasta Krakowa.
Sprawy, które prowadzę, to nie tylko proste wpisy o wykreślenie hipoteki banku czy wpisanie spadkobiercy. Większość spraw dotyczy skomplikowanych stanów prawnych, prostowania wieloletnich błędów oraz zakładania ksiąg wieczystych dla nieruchomości nabytych na podstawie aktów własności ziemi. To właśnie przekłada się na dość długi termin średniego wpisu w księgach wieczystych dla Krakowa.
Na statystyki wpływa również cykliczność terminów wpisów w księgach wieczystych. W ciągu ostatnich 10 lat mieliśmy programy wspierające osoby kupujące za kredyt, wpisy w działach I-O numerów ID działek oraz przekształcenia użytkowania wieczystego gruntów pod budynkami mieszkalnymi we własność. Każda z tych akcji i nowelizacji przepisów skutkowała spiętrzeniem spraw w księgach wieczystych i ogólnym wydłużeniem terminów rozpoznania wniosków.
Niemniej jednak statystyki prezentowane w niniejszym wpisie są konsekwentnie prowadzone od 2011 r. i dają orientacyjny pogląd na czas oczekiwania na rozpoznanie wniosku złożonego do sądu.
Średni czas oczekiwania na wpis w księgach wieczystych według sądów (małopolska 2025 r.)
Dla przejrzystości podaję nazwy miast zamiast formalnych oznaczeń wydziałów ksiąg wieczystych (ostatnia aktualizacja 8 stycznia 2026 r.):
- Kraków – 71 dni (średni czas oczekiwania w latach 2011-2025)
- Kraków - 23 dni (średni okres oczekiwania w 2025 r. )
- Wieliczka – 25 dni
- Niepołomice - 25 dni
- Skawina – 130 dni
- Skała – 57 dni
- Proszowice – 34 dni
- Czernichów – 151 dni
- Wadowice – 71 dni
- Brzesko – 53 dni
- Bochnia – 9 dni
- Limanowa – 126 dni
- Mszana Dolna – 91 dni
- Nowy Targ – 67 dni
- Nowy Sącz – 22 dni
- Sucha Beskidzka – 124 dni
- Tarnów – 96 dni
- Tuchów - 24 dni
- Myślenice – 254 dni
- Krzeszowice – 70 dni
- Dobczyce - 147 dni
Co wpływa na szybkość rozpoznania wniosku o wpis w księdze wieczystej?
Kluczowym czynnikiem jest obsada kadrowa danego sądu. W mniejszych sądach wieczystoksięgowych pracuje zazwyczaj dwóch referendarzy – gdy jeden z nich jest nieobecny z powodu urlopu lub choroby, czas oczekiwania automatycznie się podwaja.
Wnioskodawca ma bezpośredni wpływ na dokładne przygotowanie wniosku i dokumentów oraz uiszczenie należnej opłaty.
Braki formalne wniosku (brak podpisu, nieprawidłowe wypełnienie lub pominięcie rubryk, dołączenie kopii zamiast oryginałów dokumentów) prowadzą zazwyczaj do jego oddalenia, co wymaga ponownego złożenia i opłacenia wniosku. Próby polemiki z sądem wieczystoksięgowym rzadko są skuteczne.
Sądy wieczystoksięgowe w sposób bardzo dokładny i sformalizowany sprawdzają treść wniosku, załączonych dokumentów oraz księgi wieczystej. Jest to uzasadnione, ponieważ chodzi o czyjąś własność (często dorobek całego życia), dlatego dokładność i rzetelność są wskazane.
Z tego względu warto skorzystać z pomocy specjalisty, który przygotuje prawidłowy wniosek.
Czy wniosek o wpis w księdze wieczystej można złożyć elektronicznie?
Obecnie nie ma takiej możliwości. Nawet urzędy państwowe, składając wnioski o ujawnienie Skarbu Państwa lub jego przedstawicieli (tzw. statio fisci), muszą drukować decyzje np: wojewody, opatrywać je pieczątkami i składać w formie papierowej na dzienniku podawczym lub wysyłać pocztą.
Jedynie notariusze i komornicy mogą składać wniosek o wpis wzmianki w księdze wieczystej drogą elektroniczną, ale dokumenty (np. akt notarialny) i tak muszą złożyć w wypisach papierowych do sądu wieczystoksięgowego.
Czy lepiej wniosek wysłać pocztą czy złożyć osobiście?
Sposób dostarczenia wniosku nie ma wpływu na szybkość jego rozpoznania. Osobiste złożenie wniosku jest istotne jedynie ze względu na możliwość natychmiastowego uzyskania numeru DZKW (numer dziennika ksiąg wieczystych). Każdy wniosek otrzymuje taki numer. W przypadku wniosku o wpis lub wykreślenie w istniejącej księdze wieczystej numer DZKW jest automatycznie odnotowywany w odpowiednim dziale tej księgi. Natomiast przy składaniu wniosku o założenie nowej księgi wieczystej, numer DZKW poznamy wyłącznie składając wniosek osobiście w sądzie. Próba uzyskania tego numeru telefonicznie, nie zawsze się uda, ze względu na ochronę danych osobowych.
Które wpisy są najszybciej realizowane?
Z moich obserwacji wynika, że sąd najszybciej rozpoznaje proste wpisy, takie jak wykreślenie hipoteki banku, wpis jednego spadkobiercy czy zmianę właściciela po zakupie nieruchomości.
Ustawowy termin wpisu do księgi wieczystej - ile wynosi?
Nie istnieje ustawowy termin wpisu do księgi wieczystej. Wszystkie wnioski są rozpoznawane przez sąd wieczystoksięgowy zgodnie z kolejnością wpływu.
Przykładowo, jeśli złożę w sierpniu wniosek o wpis w księdze wieczystej, a w danym wydziale ksiąg wieczystych rozpatrywane są obecnie wnioski z kwietnia, mój wniosek prawdopodobnie zostanie rozpoznany dopiero w grudniu, po około 4 miesiącach oczekiwania.
Na czas oczekiwania wpływa stopień skomplikowania wniosków (bardziej złożone są bardziej czasochłonne) oraz sytuacja kadrowa w danym sądzie – w niektórych jest więcej pracowników, w innych występują nieobsadzone stanowiska. Wszystkie te czynniki determinują szybkość rozpoznania wniosków.
Jak przyspieszyć wpis do księgi wieczystej?
W niektórych sądach, np. w wydziale IV ksiąg wieczystych Sądu Rejonowego dla Krakowa-Podgórza w Krakowie, funkcjonuje tzw. dyżur hipoteczny.
Polega on na tym, że wnioski o założenie księgi wieczystej dla nieruchomości lokalowych są rozpoznawane szybciej niż inne wnioski. Wynika to z konieczności wpisania hipoteki banku, który kredytuje zakup nieruchomości od dewelopera.
Zanim hipoteka banku zostanie wpisana, bank przeważnie wymaga od kredytobiorcy dodatkowych opłat do czasu, aż hipoteka zostanie ujawniona.
Dyżur hipoteczny działa także w przypadku nabycia nieruchomości na rynku wtórnym, gdzie również kupujący posiłkuje się kredytem hipotecznym.
Aby dany wniosek o założenie księgi wieczystej lub wpis hipoteki (przy okazji wpisu nowego właściciela) został skierowany na tzw. dyżur hipoteczny, należy złożyć pismo z prośbą o szybsze rozpatrzenie wniosku, wskazując numer DZKW wniosku i powołując się na udzielony kredyt hipoteczny.
Można też załączyć do wniosku kopię warunków banku, których spełnienia wymaga bank. Przeważnie banki przesyłają takie dokumenty jako jeden z załączników i informacji dla kredytobiorcy.
Dyżur hipoteczny działa tylko wobec wąskiej grupy wniosków o wpis własności i hipoteki banku.
Co do pozostałych wniosków, aby je przyspieszyć, można – posiłkując się średnimi okresami oczekiwania na wpis w księdze wieczystej (zamieszczonymi powyżej) – monitorować wniosek za pośrednictwem elektronicznej księgi wieczystej.
Jeśli upłynie średni czas na wpis w danym sądzie, a wpisu nadal nie będzie, warto zadzwonić do wydziału wieczystoksięgowego (numery telefonów znajdują się na stronie danego sądu) z pytaniem, czy z wnioskiem lub załączonymi dokumentami wszystko jest w porządku.
Jeśli okaże się, że są jakieś braki, wnioskodawca może i powinien je szybko uzupełnić, zanim sąd zwróci mu wniosek z odmową wpisu. Szybkie uzupełnienie uchroni także przed przepadkiem uiszczonej opłaty sądowej. Wnioski zwrócone nie wiążą się ze zwrotem opłaty. Ponowne złożenie wniosku wymaga ponownego uiszczenia opłaty sądowej.
