Co to są i gdzie się znajdują akta księgi wieczystej?
Akta księgi wieczystej to nic innego jak zbiór dokumentów, stanowiących podstawę wpisu w danych działach księgi wieczystej, zgromadzone w twardej tekturowej teczce. Akta księgi wieczystej przechowywane są w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego, prowadzącego daną księgę wieczystą.
Papierowa wersja akt ksiąg wieczystych
Zapewne dociekliwy Czytelnik zauważy, że obecnie większość ksiąg wieczystych jest prowadzonych w formie elektronicznej. Oczywiście jest tak, ale wpisy w księdze elektronicznej dokonywane są na podstawie dokumentów, mających formę papierową (od tej zasady są wyjątki np.: tytuły wykonawcze wydane w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym) i gdzieś te dokumenty muszą być składowane.
Jak ustalić w jakim sądzie znajdują się akta księgi wieczystej elektronicznej?
Wystarczy sprawdzić jaki jest kod wydziału księgi wieczystej elektronicznej. Np. kod KR1P/00452632/6 oznacza, że księga wieczysta, a zarazem akta do tej księgi, są prowadzone przez Wydział IV Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego dla Krakowa-Podgórza w Krakowie. Dodam jeszcze, że kody są niepowtarzalne i składają się zawsze z kombinacji litera, litera, cyfra, litera.
Co z księgami prowadzonymi w formie tradycyjnej?
W przypadku ksiąg papierowych akta księgi są powiązane z papierowym brulionem (dużym cienkim zeszytem) stanowiącym księgę wieczystą. Przeważnie są to trzy twarde tekturowe okładki, z których dwie obejmują księgę wieczystą, a trzecia jest na dokumenty. W momencie migracji księgi tradycyjnej do elektronicznej, papierowy brulion staje się częścią akt księgi wieczystej.
Czy w aktach księgi wieczystej są wszystkie dokumenty stanowiące podstawę wpisu lub wykreślenia w konkretnej księdze wieczystej?
Nie zawsze, w przypadku gdy dokument np.: decyzja wywłaszczeniowa dotyczy kilku nieruchomości (czytaj kilku ksiąg wieczystych), dokument stanowiący podstawę wpisu składa się tylko w aktach jednej księgi wieczystej. Wzmiankę o tym gdzie znajduje się dokument zamieszcza się w księdze wieczystej w poszczególnych działach (I-O, I-Sp, II, III i IV) w rubryce „Wnioski i podstawy wpisów w księdze wieczystej” i „Położenie dokumentu”.
A jak jest w przypadku przeniesienia działki ewidencyjnej z jednej księgi wieczystej do drugiej?
W takim przypadku dokument/y, stanowiące podstawę przeniesienia, zostają załączone do akt księgi wieczystej, do której działka została przeniesiona.
Czy akta księgi wieczystej mogą być składowane w kilku teczkach?
Tak, zdarza się szczególnie przy księgach wieczystych prowadzonych dla działek Skarbu Państwa, będących tzw. śmietnikami. W czasach realnego socjalizmu, kiedy Państwo przejmowało (wywłaszczało) liczne wtedy działki rolne pod budowy inwestycji, objętych kolejnymi planami pięcio, czy sześcioletnimi, nikt nie zawracał sobie głowy czytelnością księgi wieczystej czy akt tej księgi. Setki działek wpisywano do jednej księgi wieczystej. Za tymi działkami szły dokumenty, które też dołączano do akt księgi i tak powstawały potworki obejmujące 4-5 tomów akt ułożonych bez ładu i składu. Na przestrzeni lat część działek było odłączonych, zmieniano ich numerację, liczne badania tych ksiąg spowodowały że dokumenty zostały wymieszane i znalezienie czegokolwiek w takim rozgardiaszu jest nader utrudnione, stąd zwyczajowa nazwa takich ksiąg „śmietnikowymi”.
Elektroniczne akta ksiąg wieczystych - jakie zmiany zostały wprowadzone we wnioskach?
Obecnie akta ksiąg wieczystych elektronicznych też nie są cienkie, a wynika to z konieczności używania formularzy KW-ZAL i KW-WPIS wraz z załącznikami. Formularz należy wydrukować nawet wtedy gdy wypełnia się tylko znikomą jego część. Kiedyś wniosek mieścił się na jednej stronie formatu A4. Obecnie ustawodawca wymyślił sobie, że trzeba wypełniać co najmniej 4 strony formatu A4 plus załączniki. Z moich obserwacji wynika, że objętość papieru wcale nie przekłada się na objętość treści ważnych do odtworzenia zmian stanu prawnego danej nieruchomości na przestrzeni lat.
