Czym są i gdzie znajdują się akta księgi wieczystej?
Akta księgi wieczystej to zbiór dokumentów zgromadzonych w twardej tekturowej teczce, stanowiących podstawę wpisu w poszczególnych działach księgi wieczystej. Akta te są przechowywane w Wydziale Ksiąg Wieczystych właściwego Sądu Rejonowego, który prowadzi daną księgę wieczystą.
Na przykład, akta księgi wieczystej o numerze rozpoczynającym się od KR1P/ (co wskazuje na IV Wydział Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego dla Krakowa-Podgórza w Krakowie) znajdują się w Sądzie Rejonowym dla Krakowa-Podgórza w Krakowie przy ul. Przy Rondzie 7.
Papierowa wersja akt ksiąg wieczystych
Większość ksiąg wieczystych jest obecnie prowadzona w formie elektronicznej. Jednakże wpisy w księdze elektronicznej dokonywane są na podstawie dokumentów papierowych (z wyjątkiem np. tytułów wykonawczych wydanych w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym), które muszą być odpowiednio przechowywane.
Jak ustalić w jakim sądzie znajdują się akta księgi wieczystej elektronicznej?
Aby ustalić właściwy sąd, należy sprawdzić kod wydziału księgi wieczystej elektronicznej. Przykładowo, kod KR1P/XXXXXXXX/Y oznacza, że księga wieczysta i jej akta są prowadzone przez Wydział IV Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego dla Krakowa-Podgórza w Krakowie. Kody te są unikalne i składają się z określonej sekwencji: litera, litera, cyfra, litera (np. KR1P/).
Co z księgami prowadzonymi w formie tradycyjnej?
W przypadku ksiąg papierowych, akta są powiązane z papierowym brulionem (dużym, cienkim zeszytem) stanowiącym księgę wieczystą. Całość składa się z trzech twardych tekturowych okładek — dwie zawierają księgę wieczystą, a trzecia przechowuje dokumenty. Podczas migracji księgi tradycyjnej do wersji elektronicznej, papierowy brulion zostaje włączony do akt księgi wieczystej.
Czy w aktach księgi wieczystej są wszystkie dokumenty stanowiące podstawę wpisu lub wykreślenia w konkretnej księdze wieczystej?
Nie zawsze. Gdy dokument (np. decyzja wywłaszczeniowa) dotyczy kilku nieruchomości (czyli kilku ksiąg wieczystych), składa się go tylko w aktach jednej księgi wieczystej. Informację o miejscu przechowywania dokumentu zamieszcza się w księdze wieczystej w poszczególnych działach (I-O, I-Sp, II, III i IV) w rubrykach „Wnioski i podstawy wpisów w księdze wieczystej" oraz „Położenie dokumentu".
A jak jest w przypadku przeniesienia działki ewidencyjnej z jednej księgi wieczystej do drugiej?
W takim przypadku dokumenty stanowiące podstawę przeniesienia zostają załączone do akt księgi wieczystej, do której działka została przeniesiona.
Czy akta księgi wieczystej mogą być przechowywane w kilku teczkach?
Tak, zdarza się to szczególnie przy księgach wieczystych prowadzonych dla działek Skarbu Państwa, nazywanych potocznie „śmietnikami". W czasach realnego socjalizmu, gdy państwo przejmowało (wywłaszczało) liczne działki rolne pod inwestycje objęte kolejnymi planami pięcio- czy sześcioletnimi, nikt nie dbał o czytelność ksiąg wieczystych ani ich akt. Do jednej księgi wieczystej wpisywano setki działek. Wraz z nimi dołączano dokumentację, co prowadziło do powstania nieporęcznych zbiorów liczących 4–5 tomów akt, ułożonych chaotycznie. Z biegiem lat część działek odłączono, zmieniano ich numerację, a liczne przeglądy tych ksiąg sprawiły, że dokumenty zostały przemieszane. Znalezienie czegokolwiek w tym rozgardiaszu jest niezwykle trudne — stąd zwyczajowa nazwa takich ksiąg: „śmietnikowe".
Elektroniczne akta ksiąg wieczystych - jakie zmiany zostały wprowadzone we wnioskach?
Obecnie akta ksiąg wieczystych elektronicznych również nie są cienkie, co wynika z obowiązku stosowania formularzy KW-ZAL i KW-WPIS wraz z załącznikami. Formularz należy wydrukować nawet wtedy, gdy wypełnia się tylko niewielką jego część. Dawniej wniosek mieścił się na jednej stronie formatu A4. Obecnie ustawodawca wprowadził wymóg wypełniania minimum 4 stron formatu A4 plus załączniki. Z moich obserwacji wynika, że zwiększona objętość dokumentacji nie przekłada się na lepszą jakość informacji potrzebnych do odtworzenia historii zmian stanu prawnego nieruchomości.
